Analyser les offres : noter un mémoire technique sans se tromper

Collaboration commerciale avec OptiMarché. Articles sponsorisés. Voir l’espace OptiMarché

Quatre offres, quatre mémoires techniques, et une note technique qui pèse plus lourd que le prix. Si la grille n’a pas été écrite avant l’ouverture des plis, vous notez une impression : la plus belle présentation, le plus gros dossier. Un mémoire technique se note comme on contrôle une livraison, contre un cahier écrit d’avance.

Le problème : le plus beau dossier n’était pas la meilleure offre

Un mercredi après-midi, la gestionnaire pose sur mon bureau les offres du lot volaille. Quatre mémoires techniques. Le premier est relié, épais, plein de photos de prés, de bâtiments d’élevage impeccables, avec un mot du directeur en ouverture. Le dernier tient en quelques pages agrafées. Des tableaux, pas une image.

Je lis dans l’ordre de la pile. Le gros dossier me plaît, je mets une bonne note sans hésiter. Le petit me paraît sec : note moyenne. Puis je reprends la question que je me pose tous les matins au quai. Combien de jours entre l’abattage et ma cuisine ? Le gros dossier n’y répond nulle part. Le petit donne un délai en jours ouvrés, et joint de quoi le vérifier.

J’ai tout renoté. En relisant ma feuille, la gestionnaire m’a demandé : « Et la première fois, vous avez noté sur quoi ? » Je n’avais rien à répondre. Le règlement de la consultation disait « valeur technique », un pourcentage, et rien d’autre. Pas un sous-critère. J’avais noté la reliure.

Pourquoi ça coince : la grille se joue avant la première offre

En appel d’offres, l’article L. 2124-2 du code de la commande publique fait choisir l’offre économiquement la plus avantageuse « sans négociation », sur des critères objectifs portés à la connaissance des candidats avant qu’ils répondent. Conséquence pratique : la grille ne se rattrape pas après l’ouverture des plis. Ce qui n’est pas écrit dans le règlement de la consultation ne se note pas, et on ne change pas le poids d’un critère parce qu’une offre surprend. En procédure adaptée, les règles du jeu sont celles que le règlement a fixées. Même logique : on note ce qu’on a annoncé.

Les poids ont des repères. Le guide pratique du Conseil national de la restauration collective (CNRC) pour la régie directe, mis à jour en janvier 2024, préconise un critère prix jusqu’à 40 % de la note et une qualité technique jusqu’à 30 %. Le clausier du CNRC, dans sa mise à jour 2026, resserre le prix : « un critère prix pondéré entre 30 et 40 % paraît plus approprié ». Ce sont des préconisations, sans portée réglementaire. Elles disent une chose simple : un marché de denrées ne s’attribue pas au moins-disant. Le reste de la note se gagne sur le fond de l’offre, donc sur le mémoire technique.

Trois choses coincent en cuisine.

La première : le critère technique arrive en bloc. « Valeur technique », sans découpage. Chaque lecteur y met ce qui le touche, et deux personnes qui lisent le même dossier rendent deux notes éloignées.

La deuxième : le mémoire est libre. Chaque candidat répond dans son ordre, avec son vocabulaire. L’un parle de traçabilité en page quatre, l’autre en annexe. Comparer devient une chasse au trésor, et on finit par comparer des présentations.

La troisième : le chef lit tard, ou vite. Les offres arrivent au service achats, l’analyse est pressée, l’avis de la cuisine se donne entre deux services. C’est pourtant lui qui sait si une réponse tient en production. Un critère qualité pondéré à 5 %, ou noté à l’impression, laisse le prix décider seul.

La méthode : écrire la grille avant de lire les offres

Tout le travail se fait avant la publication de la consultation. Le jour de l’analyse, vous déroulez.

1. Découpez la valeur technique en sous-critères de cuisine. Chaque sous-critère répond à une question que vous vous posez au quai ou au piano. Le clausier du CNRC donne un exemple de grille pour un marché en gestion directe : prix entre 30 et 40 %, technique 35 %, sécurisation des approvisionnements 10 %, environnement 15 %. Dans la technique, il propose selon le lot des sous-critères mesurables, comme la volaille fraîche livrée moins de six jours ouvrés après l’abattage ou le poisson frais livré moins de trois jours ouvrés après la débarque, à 10 % du critère chacun. Le reste est à définir par l’acheteur. Mettez-y vos questions, mais gardez la forme : une question, une réponse vérifiable.

2. Imposez un cadre de réponse technique. Le guide du CNRC propose l’outil : le cadre de réponse technique (CRT), une trame que tous les candidats remplissent dans le même ordre. Les offres deviennent comparables ligne à ligne. Et ce que le candidat y écrit devient une pièce contractuelle : en cours de marché, vous pourrez lui opposer le délai qu’il a promis.
3. Écrivez l’échelle de chaque sous-critère. Pour chaque question, dites avant d’ouvrir les plis ce qui vaut tous les points, la moitié, rien. Le clausier en donne un modèle pour les approvisionnements directs : aucun ou un seul intermédiaire entre le producteur et vous, 100 % des points ; deux intermédiaires, 50 % ; trois et plus, 0 %. Aucune place pour l’humeur. Quand la réponse ne se compte pas aussi facilement, décrivez au moins les paliers en mots : réponse absente, générale, précise, précise et prouvée.
4. Notez la preuve, pas la promesse. Le clausier le prévoit pour la sécurité des approvisionnements : la note tient compte « de la pertinence et de l’exhaustivité de sa réponse ainsi que de la qualité des moyens de preuve ». Appliquez la règle à tous les sous-critères. Une photo de pré ne prouve pas un mode d’élevage, un certificat en cours de validité le prouve. Une phrase sur « l’exigence qualité de la maison » ne pèse rien face à un délai chiffré.
5. Goûtez ce que vous notez. Le plan type de règlement de la consultation du clausier prévoit un article sur les échantillons, et le guide range la dégustation parmi les éléments de la qualité technique. Si vous en demandez, fixez le protocole à l’avance : même jour, même cuisson, même personne au four, étiquettes masquées. Pesez avant et après cuisson. Un steak qui fond dans la plaque se voit mieux à la balance qu’en réunion.
6. Écrivez la méthode de notation du prix. Le clausier recommande de noter le prix par rapport au prix moyen des offres déposées : note sur 10 = 10 × prix moyen ÷ (prix moyen + prix de l’offre). Un exemple, hypothèses simples : trois offres à 90, 100 et 110 € pour le même panier, prix moyen 100 €. Les notes sont 5,26, 5 et 4,76 sur 10. Entre la moins chère et la plus chère, un demi-point. C’est voulu : la méthode limite l’avantage des offres « très en écart avec le prix normal du marché ». Le classement se fait donc sur la technique, d’où le soin des étapes précédentes. Vérifiez aussi le détail quantitatif estimatif (DQE), la commande type sur laquelle les prix sont comparés : des quantités fausses faussent le classement.
7. Justifiez chaque note en une ligne. À côté de chaque note, la phrase qui la fonde : « délai après abattage chiffré, document joint », « aucune réponse sur les ruptures ». Faites relire par une deuxième personne qui note de son côté avant de voir vos notes. Deux lectures qui s’écartent nettement sur la même ligne signalent une question mal posée. Notez-la pour le prochain marché.

Ce qui ne se note pas

Le nombre de pages, la reliure, les photos, la notoriété du candidat, l’habitude de travailler avec lui. Un critère absent du règlement de la consultation, même excellent. Et l’adresse du fournisseur : la préférence géographique est interdite dans les achats publics (l’article R. 2111-7 du code l’écarte des spécifications techniques) et elle engage la responsabilité pénale de l’acheteur. Obtenir de la proximité par des critères objectifs, c’est possible, et c’est un sujet à part entière.

Pour les clauses qui nourrissent ces sous-critères, voyez notre page sur les clauses EGAlim en marché public, et pour le cadre des procédures, celle sur le marché public de denrées. Une grille trop exigeante pour les fournisseurs qui existent mène droit au lot infructueux.

Où l’accompagnement d’OptiMarché intervient

Une grille se construit avec le règlement de la consultation, des semaines avant la première offre. OptiMarché intervient à ce moment-là, comme assistant à maîtrise d’ouvrage des acheteurs publics de la restauration collective : procédure, conseil juridique, stratégie d’achat, prévention des litiges. C’est dans ce travail que se fixent les critères, les sous-critères, leurs poids et la méthode de notation du prix. Tout ce qui, une fois l’avis publié, ne se reprend plus. Une note que l’on sait justifier ligne par ligne, c’est aussi une contestation qu’on n’a pas à gérer.

Après l’attribution, la plateforme Opti@Pro réunit les catalogues des fournisseurs du marché, la commande et son suivi jusqu’à la livraison. Quand j’étais en poste, c’est là que je suivais, commande après commande, ce que le titulaire livrait réellement. Le mémoire technique restait dans mon tiroir, mais je savais ce qu’il avait promis.

La limite, je la dis sans détour. Ni un assistant à maîtrise d’ouvrage ni un logiciel ne goûtent vos échantillons, et aucun ne sait ce que votre four fait d’une cuisse de volaille. La note technique engage celui qui la signe, et elle doit venir de la cuisine. Pour en savoir plus sur leur accompagnement : opti-marche.com. J’explique aussi pourquoi je recommande OptiMarché.

Article sponsorisé. Collaboration commerciale avec OptiMarché.