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Le prix de la crème n’est plus celui de votre fiche technique. Le fournisseur dit « révision », vous pensez « hausse ». Tant que vous n’avez pas lu la clause de prix de votre marché, vous ne pouvez ni la contester ni la budgéter.
La facture qui ne ressemble plus au bon de commande
Un lundi, fin de service. Je pointe les factures de la semaine précédente contre mes bons de commande. Sur la ligne des produits laitiers, le prix unitaire ne colle plus. Pas de beaucoup, quelques centimes au kilo. Mais sur la crème et le beurre, à nos volumes, quelques centimes font vite une somme.
J’appelle le commercial. Réponse tranquille : « C’est la révision trimestrielle, chef. » La révision. J’avais signé je ne sais combien de bons sur ce marché et je ne savais pas dire sur quel indice elle tournait, à quelle date, ni si le calcul était juste. Je suis monté chez la gestionnaire, on a sorti le cahier des clauses administratives, et on a lu l’article sur les prix. Tout était écrit. La date du prix de départ, la formule, le rythme.
Le fournisseur avait raison. Le problème, c’était moi : mes fiches techniques tournaient encore sur les prix du trimestre d’avant. Mon coût portion était faux depuis des semaines, et je le défendais en réunion avec aplomb.
Pourquoi ça coince : un prix de denrées est fait pour bouger
Un marché de denrées se passe à prix révisable, et ce n’est pas une option. L’article R. 2112-13 du code de la commande publique prévoit le prix révisable quand les parties sont exposées à des aléas majeurs d’évolution des conditions économiques, et il vise nommément les denrées : « Tel est notamment le cas des marchés ayant pour objet l’achat de matières premières agricoles et alimentaires. » L’article R. 2112-14 ajoute que pour un marché de plus de trois mois portant sur des produits exposés aux cours mondiaux, la clause de révision est obligatoire et se réfère aux indices officiels de ces cours.
Le même article R. 2112-13 dit ce que la clause doit contenir : la date d’établissement du prix initial, les modalités de calcul de la révision, et sa périodicité. Pour le calcul, trois mécaniques. Le prix peut suivre une référence extérieure (une cotation, par exemple). Il peut suivre une formule qui représente l’évolution du coût. Ou un mélange des deux, ligne par ligne du bordereau.
Trois choses coincent en cuisine.
La première : la clause dort dans le cahier des clauses administratives, que le chef ne lit presque jamais. Le cahier technique, on le connaît, c’est notre document. Le prix, on le laisse au service achats. Résultat, la révision tombe sans prévenir.
La deuxième : le prix bouge sur la facture, mais pas dans la mercuriale du logiciel. Toute la chaîne de calcul, du coût portion au budget, tourne alors sur des prix morts.
La troisième se joue au moment d’écrire le marché. Un prix ferme sur plusieurs années paraît prudent pour le budget. Pour des denrées, c’est une anomalie au regard du code. Le fournisseur le sait : il se couvre à l’offre, il ne répond pas, ou il se rattrape en exécution sur la qualité livrée. Même logique pour les clauses butoir (qui plafonnent la révision) et de sauvegarde (qui permettent de ne pas la suivre) : le guide pratique du Conseil national de la restauration collective (CNRC) pour la régie directe, mis à jour en janvier 2024, les classe « à éviter ».
La méthode : lire, suivre et contrôler la révision
Rien de compliqué. Il faut surtout le faire une fois, proprement, au début du marché, puis tenir le rythme.
- Retrouvez la clause, lot par lot. Demandez le cahier des clauses administratives du marché en cours et cherchez l’article sur les prix. Pour chaque lot, notez sur une page : le mois du prix initial (souvent le mois de remise des offres), la mécanique retenue, la référence ou l’indice, la périodicité. Cette page se punaise au bureau. Elle vous servira à chaque facture.
- Sachez sur quoi le prix est indexé. La fiche de la direction des affaires juridiques (DAJ) du ministère de l’Économie consacrée à l’indexation des prix des denrées alimentaires recommande les indices du Réseau des nouvelles des marchés (RNM, FranceAgriMer) en priorité, les indices INSEE de prix de production et d’importation en complément, et déconseille les indices de prix à la consommation. Le guide CNRC de 2024 dit la même chose : RNM à privilégier. La raison est simple. Un indice de prix à la consommation mesure le panier du particulier, marges de distribution comprises. Il ne dit rien du coût d’approvisionnement de votre fournisseur. Si votre marché indexe le beurre sur un indice à la consommation, notez-le : c’est un point à corriger au prochain marché.
- Calez votre calendrier sur celui du marché. Chaque famille a son rythme. Le guide CNRC de janvier 2024 préconise une révision hebdomadaire pour les fruits et légumes frais et les produits de la mer frais, mensuelle pour les viandes fraîches, les volailles et les œufs coquille, trimestrielle pour le reste (produits laitiers et ovoproduits, corps gras, café, surgelés, épicerie, boissons, pain frais, produits de campagne, fruits et légumes de 4e et 5e gamme). C’est une préconisation, pas un texte : le pas qui fait foi est celui de votre marché. Reportez-le dans votre agenda comme une livraison.
- Rechargez la mercuriale au pas de la révision. La mercuriale, c’est la photo des prix en vigueur que vous chargez dans votre logiciel. Elle suit la révision, jamais l’inverse. Les fruits et légumes révisés chaque semaine se rechargent chaque semaine. L’épicerie révisée au trimestre se recharge au trimestre. Une mercuriale non rechargée, et tous vos coûts matière sont faux sans que rien ne vous alerte.
- Contrôlez la facture contre la mercuriale. L’écart entre les deux est votre premier détecteur. Il signale une révision mal appliquée, une hausse glissée hors clause, ou un produit substitué. Refaites le calcul sur une ligne par famille, avec l’indice publié : si la formule donne un autre résultat que la facture, vous avez de quoi écrire au fournisseur.
- Vérifiez la baisse aussi. Une formule indexée suit l’indice dans les deux sens. Quand la cotation redescend, le prix doit redescendre au pas suivant. On surveille toujours la hausse. La baisse, on l’oublie, et c’est de l’argent qui reste chez le fournisseur.
- Archivez chaque mercuriale. Mises bout à bout, elles font l’historique réel de vos prix, famille par famille. C’est avec elles que vous estimerez sincèrement le prochain marché, et que vous répondrez à la réunion budgétaire autrement que par une impression.
Ce que la révision ne prévoit pas
La clause de révision fait vivre le prix selon une règle écrite. Tout ce qui sort de cette règle n’est pas de la révision.
Le « geste » que demande un fournisseur en difficulté, hors formule, n’a pas de base dans le marché. L’outil prévu pour l’imprévu, ce sont les clauses de réexamen, que le guide CNRC de 2024 recommande d’écrire dès la consultation. Si votre marché n’en contient pas, la discussion passe par le service achats, pas par le quai.
Les mois écoulés entre la remise des offres et la première commande relèvent d’une autre clause. Le même guide prévoit une clause d’actualisation, qui recale le prix au démarrage du marché. Ne la confondez pas avec la révision : l’actualisation recale le prix de départ, la révision le fait vivre ensuite.
Un produit remplacé par un autre n’est pas une révision non plus. C’est un changement de produit. Il s’accepte ou se refuse, par écrit, et le prix du produit de remplacement se discute à part.
Enfin, si votre marché contient un butoir, sachez où il est. Au-delà du plafond, le prix redevient ferme pour le fournisseur, et c’est souvent là que les livraisons commencent à se dégrader.
Pour la construction du coût portion à partir de ces prix, voir notre méthode sur le coût par portion en cuisine collective, et pour le cadre du marché lui-même, notre page sur le marché public de denrées.
Ce que l’outil et l’accompagnement changent
La révision se gagne à deux moments : quand on écrit le marché, et chaque fois qu’on commande.
Au moment d’écrire, OptiMarché intervient comme assistant à maîtrise d’ouvrage auprès des acheteurs publics : procédure, conseil juridique, stratégie d’achat, prévention des litiges. C’est là que se choisissent la mécanique de révision, les références et le rythme de chaque lot. Une clause bien posée à ce stade vous épargne la moitié des discussions de facture.
Au quotidien, la plateforme Opti@Pro réunit les catalogues des fournisseurs du marché, la commande et son suivi. Quand j’étais en poste, c’est ce qui m’a fait gagner le plus : je commandais sur le catalogue en vigueur, et la commande restait consultable au moment de pointer la facture. On compare ce qui est comparable, au même endroit.
La limite, je la dis franchement. Aucun logiciel ne rattrape une clause mal écrite : un marché passé à prix ferme reste à prix ferme. Et l’outil ne lit pas les indices à votre place. Vérifier qu’une révision est juste, sur une ligne par famille, reste un geste de chef. Pour en savoir plus sur leur accompagnement : opti-marche.com. J’explique aussi pourquoi je recommande OptiMarché.
Le mot du chef
Le jour où j’ai enfin lu la clause de prix, la gestionnaire m’a regardé tourner les pages et m’a dit : « Elle est là depuis le début, vous savez. » Elle avait raison. J’avais passé des mois à râler contre des hausses que le marché annonçait noir sur blanc, et à défendre des coûts portion calculés sur des prix qui n’existaient plus. Depuis, je dis la même chose à chaque chef que je croise : le cahier technique, c’est votre cuisine, mais le cahier administratif, c’est votre budget. Une heure de lecture en début de marché. Après, vous ne subissez plus la facture. Vous la vérifiez.
Jean-Paul Terrusse
Article sponsorisé. Collaboration commerciale avec OptiMarché.
