Commander le surgelé végétal pour la rentrée : la commande qu’on ne refait pas le lendemain

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La rentrée se joue en juillet, sur un bon de commande. Le premier menu végétarien de septembre tombe dès la première semaine, la chambre négative est vide, et le fournisseur de surgelés ne passe pas tous les jours. Si la commande de surgelé végétal n’est pas partie avant de fermer la cuisine, le jeudi végétarien de la rentrée se fera avec ce qu’il reste au fond du placard.

Le carton qu’on a retrouvé derrière les haricots verts

La veille d’une reprise, fin août, je faisais l’inventaire de la chambre négative avec ma feuille pré-remplie, produit par produit, dans l’ordre des étagères. Au fond, derrière trois cartons de haricots verts livrés en juin, un carton entamé. Pas de date d’ouverture reportée dessus, l’étiquette du lot arrachée avec le rabat. Un bac anonyme, comme on dit. Personne ne savait depuis quand il était là.

Il est parti à la poubelle. Ce qui m’a fâché, c’est le geste d’avant. La livraison de juin avait été posée devant, pas derrière. Le premier carton attrapé en septembre aurait été le plus récent, et l’ancien serait resté au fond jusqu’à l’inventaire suivant. Un stock qu’on ne voit pas est un stock qu’on ne gère pas.

La même semaine, il fallait passer la commande de rentrée. Le menu végétarien de la première semaine était écrit depuis juin, la chambre négative ne contenait rien pour le faire, et la tournée de surgelés suivante tombait quinze jours plus tard. Cette commande-là, on la fait une fois, et on ne la refait pas le lendemain.

Pourquoi le surgelé se commande mal

Parce qu’on le traite comme un produit qui attend. Il attend, c’est vrai, mais il se commande sur un rythme long, et son besoin n’est presque jamais calculé depuis le grammage. C’est aussi la chambre qu’on compte le moins.

D’abord, deux mots qu’on confond sur un carton. « Surgelé » a une définition : la directive européenne du 21 décembre 1988 sur les aliments surgelés exige que le produit franchisse rapidement la zone de cristallisation, puis reste en tous points à −18 °C ou en dessous, sans interruption. Le décret français du 9 septembre 1964 réserve le mot aux produits en parfait état de fraîcheur au moment de la surgélation et impose la mention « ne pas recongeler après décongélation ». « Congelé » n’a pas cette définition de vitesse. Pour les denrées d’origine non animale, l’arrêté du 8 octobre 2013 range d’ailleurs les « autres denrées congelées » à −12 °C, six degrés plus haut. Un carton marqué « surgelé » et un carton marqué « congelé » ne décrivent pas le même produit, et le premier réflexe à réception est de lire lequel des deux on vient de signer.

Ensuite, le rythme. Dans ma cuisine, les fruits et légumes arrivaient une fois par semaine, l’épicerie une fois par semaine, les surgelés une fois toutes les deux semaines. C’est un exemple, pas une norme : d’autres cuisines reçoivent plus souvent, selon la taille de leurs chambres froides et leurs accords avec les fournisseurs. Ce qui ne change pas, c’est que plus les livraisons sont espacées, plus l’oubli coûte cher. Oublier les carottes le lundi, c’est attendre le lundi suivant. Oublier le surgelé, c’est attendre deux tournées.

Troisième cause, la chambre négative est celle qu’on compte le moins. Les frais se comptent chaque semaine, les secs et les surgelés une fois par mois. C’est un repère de métier, pas une obligation, et il suffit à condition de le tenir. Le comptage au froid négatif se prépare : une liste pré-remplie dans l’ordre du rangement, un passage court, et on compte ce qu’on voit, pas ce qu’on croit.

Enfin, le besoin. On commande un carton parce que c’est un carton. Le grammage de la denrée protidique par convive, le nombre de services jusqu’à la livraison suivante, la marge en cas de retard : rarement posés sur le papier. Or le menu végétarien hebdomadaire en restauration scolaire est une obligation, l’article L. 230-5-6 du code rural l’impose depuis août 2021. Une rupture sur ce produit-là ne se rattrape pas avec un plat de repli quelconque, il faut un plat végétarien de repli. Le cadre complet est sur notre page consacrée au menu végétarien en restauration collective.

La méthode : calculer, arrondir, ranger derrière

Le calcul tient sur une feuille, et il part de l’assiette, pas du carton. Les chiffres ci-dessous sont des hypothèses d’école posées pour dérouler l’arithmétique : remplacez-les par vos effectifs, vos fiches techniques et votre contrat.

1. Partez du grammage. Pour un plat composé, l’annexe 2.2 de la recommandation nutrition du GEM-RCN de juillet 2015 donne comme repère indicatif un poids de denrée protidique de 50 g en maternelle, 70 g en élémentaire, 100 à 120 g pour les adolescents et adultes. L’arrêté du 30 septembre 2011 reprend ces valeurs comme grammages réglementaires, à 10 % près, pour les produits livrés prêts à consommer en scolaire. Pour un égrené de seitan servi en plat composé à des collégiens, je prends 100 g par convive. Pour 100 convives, un service demande 10 kg, soit deux cartons de 5 kg. Pour un produit portionné comme une kefta, la fiche technique donne le poids de la pièce, et le même grammage donne le nombre de pièces. Le mémo complet est sur notre page mémo grammages GEMRCN.
2. Comptez les services jusqu’à la deuxième livraison, pas jusqu’à la première. Avec un menu végétarien par semaine et une rotation sur quatre bases protéiques, le seitan revient toutes les deux semaines, et les surgelés arrivent toutes les deux semaines. Un service entre deux livraisons, donc 10 kg de besoin courant sur l’intervalle.
3. Ajoutez le stock de sécurité. La formule est celle du métier : consommation moyenne journalière, multipliée par le délai de livraison, multipliée par un coefficient de 1,2 à 1,5 selon la criticité du produit. Le coefficient est un choix de pilotage, pas une constante. Vers 1,5 quand le délai est long, comme un surgelé livré toutes les deux semaines, et quand la rupture casse un menu entier, ce qui est le cas du plat végétarien du jeudi. Sur mon exemple : 10 kg sur l’intervalle, coefficient 1,5, soit 15 kg de sécurité. Le point de commande, niveau en dessous duquel on commande sans attendre le rituel, vaut le besoin pendant le délai plus la sécurité : 25 kg. Au-delà de 1,5, on ne sécurise plus, on surstocke, et le surstock finit en dates dépassées.
4. Arrondissez au carton supérieur, et écrivez l’arrondi. On ne commande pas 15 kg, on commande des cartons. Sur les surgelés, l’arrondi se fait au-dessus : la date longue absorbe l’excédent, qui devient de l’avance de stock en rotation. 15 kg de sécurité font trois cartons de 5 kg, 25 kg de point de commande en font cinq. La quantité commandée remplace ensuite la quantité théorique dans le stock théorique, sinon l’écart d’inventaire que vous fabriquez est artificiel.
5. Écrivez ce que vous exigez avant de recevoir. Le poids net hors glaçage se demande sur la fiche technique, sans chiffre de ma part : le taux de glaçage acceptable est marqué « à vérifier » dans nos registres, et je n’invente pas une valeur pour faire joli. La durée de vie résiduelle à la livraison est une faculté de l’acheteur, pas un droit : le guide GEM-RCN sur les viandes hachées de mars 2015 écrit que l’acheteur « peut demander » un tiers de durée de vie restante sur les surgelés. Si votre CCTP ne le dit pas, le retour camion se négocie ; s’il le dit, il s’impose.
6. Recevez, puis rangez derrière. On compte avant de signer, on lit la mention « surgelé » sur le carton, on note les réserves sur le bon. Toute nouvelle livraison de surgelés se range derrière les lots déjà en place, jamais devant : la main attrape alors naturellement le plus ancien, c’est le premier entré, premier sorti sans y penser. Si un produit sort de son carton, la date et le lot suivent le produit. Jamais au sol, jamais collé au fond.
7. Tenez la feuille de sortie et l’inventaire mensuel. Chaque sortie de la chambre négative se note au moment où elle a lieu, pas de mémoire le soir. Une fois par mois, liste pré-remplie, passage court, rapprochement immédiat avec le stock théorique. Un même lot compté deux mois de suite signale un surachat ou un tampon qui ne tourne pas. Les commandes se passent en fin de service, au calme : le logiciel calcule, le chef décide. Le reste de la doctrine d’achat est sur notre page achats en restauration collective.

Ce que le carton de 5 kg change, et ce qu’il ne fait pas

L’égrené de seitan Céréal Bio que j’ai passé en lasagnes en février arrive surgelé, en carton de 5 kg, bio, fabriqué en France. La kefta barbecue que j’ai dressée en mars puis servie avec une sauce au skyr en mai sort du même froid négatif et va au four vingt minutes, sans décongélation. Pour le calcul ci-dessus, c’est ce qui compte : un conditionnement connu, un poids net écrit sur la fiche technique, une famille de produits qui existe en frais, en surgelé ou en ambiant, en vrac ou en portions. Le carton de 5 kg tombe juste sur une base de 100 g par convive : deux cartons par tranche de 100 convives, l’arrondi se fait tout seul.

La limite est nette, et je préfère la dire. Le fournisseur ne gère pas votre stock. Il livre ce que vous avez commandé, à la date convenue, avec la mention « surgelé » sur le carton et une fiche technique par produit. Le grammage de départ, le nombre de services jusqu’à la deuxième tournée, le coefficient de sécurité, le rangement derrière et l’inventaire du mois restent chez vous. Un bon carton posé devant l’ancien finit comme n’importe quel autre carton. Les fiches produits sont sur le site de Nutrition & Santé Food Service.

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