La rentrée se prépare en août : inventaire, CMJ, stock de sécurité et première commande

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Fin août, la cuisine a dormi tout l’été. Dans la réserve, des produits dont personne ne se souvient. Côté effectifs, des chiffres qui ne sont pas encore stables. Et une première commande à passer avant le premier service. Le chef qui arrive sans inventaire commande au souvenir de l’année dernière, et le souvenir se trompe.

Fin août, la porte de la réserve

La première commande de l’année se passe avec des données qui ont toutes vieilli pendant l’été. Le stock a bougé sans que personne le note, les consommations de l’an dernier ne collent plus au nouveau cycle de menus, et les effectifs ne sont pas stabilisés. Sans remise à jour, on commande à l’aveugle, au moment où l’équipe n’a pas encore retrouvé ses gestes.

Ma dernière rentrée, j’ai ouvert la réserve d’épicerie avec une feuille et un crayon. Sur l’étagère du fond, un carton de conserves que je n’attendais pas : rangé devant en juin, dans la précipitation des derniers services, il avait glissé derrière au gré du grand ménage d’été. Un sac de riz entamé, fermé avec une pince.

Sur le bureau, le bon de ma première commande de l’année précédente. La tentation, c’est de le recopier. Il avait marché, pourquoi pas ? Parce que le cycle de menus avait changé, l’effectif aussi, et que la réserve n’était plus la même. Recopier une commande, c’est commander pour une cuisine qui n’existe plus.

Pourquoi la commande de rentrée se trompe

Parce que les trois chiffres qui fondent une commande sont faux ou périmés fin août : le stock théorique, la consommation moyenne journalière et l’effectif. Et parce qu’avec des livraisons espacées, une erreur de première commande se paie toute la première semaine.

Le stock théorique, c’est le stock précédent, plus les entrées, moins les sorties notées sur la feuille de sortie journalière. Les dernières semaines de juin sont les plus mal tenues : fin d’année, remplaçants, dépannages. Chaque sortie oubliée devient un écart qu’on découvre en août. Et un écart a toujours une cause parmi quatre : une erreur de comptage, une sortie non enregistrée, une livraison signée sans être comptée, ou du coulage.

La consommation moyenne journalière, le CMJ, décrit la quantité d’un produit consommée par jour de service. Celui de l’an dernier décrit un cycle de menus et un effectif qui n’existent plus. Nouveau cycle, nouvelles fréquences de plats, nouveaux CMJ. Un CMJ, c’est une photo datée.

Reste le rythme des livraisons. Si l’épicerie arrive une fois par semaine, rater une ligne, c’est attendre la livraison suivante. Je le disais à mes commis : si vous oubliez les carottes en début de semaine, vous n’en aurez pas avant la livraison suivante. Or la première semaine, c’est justement celle où l’on a le moins de marge.

Et puis il y a les dates. Un été, c’est long pour un produit oublié. Ce qui sort de la réserve avec une date dépassée est la trace d’un achat de trop, arrivé à son terme. Ce que vous avez le droit d’en faire relève de votre plan de maîtrise sanitaire, pas de votre instinct.

La méthode : quatre temps, dans l’ordre, sur la seconde quinzaine d’août

Inventorier, recalculer les consommations, fixer les stocks de sécurité, et seulement ensuite commander. Dans cet ordre, parce que chaque temps se nourrit du précédent.

Premier temps : l’inventaire complet, toutes zones

En temps normal, les produits frais se comptent chaque semaine, les secs et les surgelés chaque mois. En août, on compte tout. La façon de faire compte autant que le chiffre :

1. Un support par zone, pré-rempli dans l’ordre physique du rangement. On compte en avançant, on ne cherche pas les lignes.
2. On compte ce qu’on voit, pas ce qu’on croit : colis entiers, unités entamées, et on pèse les vracs ouverts.
3. On note les dates courtes en même temps que les quantités.
4. On rapproche tout de suite du stock théorique de juin. Un écart analysé trois semaines plus tard ne s’explique plus.

Pour les écarts, commencez par les causes de papier, erreur de comptage et sortie non notée : ce sont les plus fréquentes et les moins graves. Puis la livraison non contrôlée. Le coulage en dernier, écarts documentés en main, parce que c’est la seule cause qui met des personnes en jeu. Les produits à date courte se regroupent à hauteur d’yeux, à l’entrée de la chambre froide : ce sont eux que la production utilise en premier.

Deuxième temps : recalculer le CMJ, par convive

Le CMJ se calcule sur un cycle de menus complet, environ cinq semaines : total des sorties du produit sur le cycle, divisé par le nombre de jours de service du cycle. Des jours de service, pas des jours calendaires : un collège qui sert quatre jours par semaine ne divise pas par cinq. Un cycle traversé par des vacances ou une grève n’est pas représentatif, prenez-en un autre.

À la rentrée, l’effectif bouge. Raisonnez donc en CMJ par convive, sorties divisées par le nombre de repas servis, puis multipliez par l’effectif prévisionnel. Sinon, le CMJ historique reproduit l’effectif d’hier. Ne le calculez que pour les produits qui en valent la peine : ceux du stock tampon, les gros volumes, ceux qui ont un délai de livraison long. Calculer un CMJ sur le safran, c’est du temps perdu. Et prévoyez de le recalculer après le premier cycle complet de l’année : c’est lui qui dira la vérité sur la rentrée.

Troisième temps : fixer le stock de sécurité

La formule que j’utilise : stock de sécurité = CMJ × délai de livraison × coefficient de sécurité, entre 1,2 et 1,5 selon la criticité du produit. Le délai se compte en jours de service entre la commande et la mise à disposition. Avec une livraison par semaine, c’est l’intervalle entre deux livraisons.

Le coefficient se choisit produit par produit. Vers 1,5 pour un produit sans substitut, comme les œufs, qui sont le plan B de tout le reste, pour un fournisseur irrégulier ou un délai long. Vers 1,2 pour un produit qu’une autre conserve remplace, un fournisseur fiable, des livraisons fréquentes. Au-delà de 1,5, on ne sécurise plus, on surstocke, et le surstock finit en dates dépassées.

Un exemple, sur des hypothèses d’école à remplacer par vos relevés : du riz, un CMJ de 36 kg par jour de service, une livraison d’épicerie par semaine sur une semaine de quatre jours de service, un coefficient de 1,3. Stock de sécurité : 36 × 4 × 1,3 = 187,2 kg, soit 8 sacs de 25 kg, 200 kg. Le point de commande, le niveau qui déclenche la commande sans attendre le jour habituel, vaut le besoin pendant le délai plus la sécurité : (36 × 4) + 187,2 = 331,2 kg, soit 14 sacs.

Ce calcul s’applique en priorité au stock tampon permanent, les produits qui doivent toujours être là : pâtes, riz, conserves de tomates et de légumineuses, œufs, fromage râpé, légumes surgelés de base. Un tampon vivant, qui passe dans les menus du cycle et tourne comme le reste. Pas un fond de placard. La page du Référentiel Restauration Collective sur la gestion des stocks en restauration collective détaille la rotation qui va avec.

Quatrième temps : la première commande

Elle se construit en cinq étapes, toujours les mêmes :

1. Les effectifs prévisionnels, jour par jour, sur la période à couvrir : inscriptions, réservations.
2. Les besoins bruts : pour chaque plat, la fiche technique multipliée par l’effectif, puis convertie du net au brut avec les rendements d’épluchage et de parage.
3. Moins le stock utile, c’est-à-dire celui dont les dates sont compatibles avec la date d’utilisation. C’est là que l’inventaire juste devient de l’argent.
4. Plus la reconstitution du tampon, pour tout ce qui est passé sous son point de commande.
5. Le contrôle final : la quantité commandée d’un produit à enjeu se compare à son CMJ multiplié par les jours à couvrir. Un gros écart se justifie ou se corrige.

On ne commande pas 187,2 kg de riz, on commande des sacs. Arrondissez au conditionnement réel : au-dessus pour les secs, les surgelés et le tampon, que leur date longue protège ; avec discernement pour les frais, dont l’excédent a une date courte. Et reportez l’arrondi dans le stock théorique, sinon vous fabriquez l’écart du prochain inventaire. Si vos effectifs de septembre bougent beaucoup, voyez avec vos fournisseurs de frais s’il est possible de rapprocher les livraisons les premières semaines.

Dernier point, le plus simple et le plus négligé : la feuille de sortie journalière repart dès le premier jour. Sans elle, l’inventaire ne sert à rien et les commandes se font au pifomètre.

Ce que l’outil de commande change à la rentrée

Une plateforme de commande ne compte pas votre réserve et ne choisit pas votre coefficient. Elle sécurise l’étape d’après, une fois les chiffres posés : les fournisseurs, leurs catalogues et leurs conditionnements au même endroit, et une trace de chaque commande jusqu’à la livraison.

Quand ma collectivité m’a imposé l’outil d’OptiMarché, j’avais une quinzaine de fournisseurs et je passais mes débuts de matinée sur les commandes. J’étais méfiant. À la rentrée, j’y ai trouvé deux choses utiles. Les catalogues intégrés, avec leurs conditionnements : l’arrondi au sac ou au colis se faisait devant la bonne référence, pas de mémoire. Et la messagerie avec chaque fournisseur, qui gardait par écrit les réponses de début d’année : date de la première livraison, référence remplacée pendant l’été.

Le délai de livraison, qui entre dans la formule du stock de sécurité, se fixe dans le marché, avec les jours de livraison et les minimums de commande. C’est sur la préparation de ces marchés de restauration collective qu’OptiMarché accompagne aussi les acheteurs publics : procédures, stratégie d’achat, conseil juridique.

Ce que l’outil ne fait pas : compter. Un stock théorique nourri de sorties non notées donne un résultat faux, affiché avec beaucoup d’assurance. L’inventaire se fait dans la réserve, un crayon à la main. Le logiciel calcule, le chef décide. Pas l’inverse. Les deux métiers de la société sont présentés sur le site d’OptiMarché, et j’explique pourquoi je recommande cet outil.

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