Une quinzaine de fournisseurs à commander : sortir du téléphone et passer au bon de commande en ligne

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Une quinzaine de fournisseurs, chacun avec son jour, son canal et son minimum de commande. Le début de matinée part dans le téléphone et les bons griffonnés, pile au moment où la production devrait démarrer. Et la commande se passe sans les stocks ni les effectifs sous les yeux.

Le problème : la matinée qui part dans les commandes

Je l’ai vécu jusqu’au bout, dans ma cuisine de collège. Une quinzaine de fournisseurs. Le maraîcher, l’épicerie, les surgelés une semaine sur deux, le pain, les laitages, la viande. Chacun avec ses habitudes : l’un voulait un mail, l’autre un coup de fil avant une certaine heure, un troisième travaillait sur son propre bon papier.

Le matin, au lieu d’être au piano avec l’équipe, j’étais au bureau. Le combiné coincé contre l’épaule, le catalogue ouvert sur une page cornée, je dictais des références. Pendant ce temps, les cagettes attendaient d’être épluchées et la production prenait du retard avant même d’avoir commencé.

Et puis il y avait l’oubli. Une ligne sautée sur le bon des fruits et légumes, et la semaine se jouait sans carottes. Avec une livraison par semaine, vous n’avez qu’une chance de bien commander : si vous oubliez les carottes en début de semaine, vous n’en aurez pas avant la livraison suivante.

Vous connaissez aussi l’autre scène. Le livreur est sur le quai, le bon de livraison ne ressemble pas à ce que vous pensiez avoir commandé, et personne ne peut dire qui a raison. La commande est partie par téléphone. Il n’en reste rien.

Pourquoi ça coince

La commande quotidienne coince parce qu’elle mélange trois travaux différents : décider des quantités, transmettre la commande, en garder la trace. Quand tout passe par le téléphone et le papier, les trois se font en même temps, à la hâte, et aucun ne se fait bien.

Le canal, d’abord. Quinze fournisseurs, ce sont quinze catalogues, quinze façons de recevoir une commande, quinze calendriers. La mémoire du chef sert de logiciel. Elle tombe en panne le jour où il est absent : le second qui le remplace ne sait pas que le fromager veut sa commande la veille.

Le moment, ensuite. Commander au petit matin, c’est commander avant d’avoir regardé la chambre froide avec du recul. On commande ce qu’on croit avoir consommé, pas ce qui est réellement sorti. Le stock théorique et le stock réel divergent, et la commande suivante hérite de l’erreur.

Le cadre d’achat, enfin. En cuisine publique, l’essentiel des commandes s’inscrit dans un marché, très souvent un accord-cadre à bons de commande : le titulaire de chaque lot est connu, ses prix sont ceux du bordereau, et chaque bon de commande est une exécution du marché. Commander au téléphone une référence qui n’y figure pas, c’est sortir du marché sans s’en rendre compte.

Depuis le 1er avril 2026, ce cadre bouge. Le décret n° 2025-1386 du 29 décembre 2025 a relevé le seuil de dispense de publicité et de mise en concurrence pour les fournitures à 60 000 € HT, contre 40 000 € HT auparavant (article R. 2122-8 du code de la commande publique, pour les consultations engagées à partir de cette date). Ce montant s’apprécie par famille homogène de produits et sur toute la durée du besoin, pas commande par commande. Plus de liberté pour acheter en direct au boucher ou au maraîcher, donc potentiellement plus de fournisseurs à gérer. Mais le même article pose trois charges : choisir une offre pertinente, faire un bon usage de l’argent public, ne pas contracter systématiquement avec le même opérateur quand plusieurs offres existent. Tout cela se prouve par des traces. Un coup de fil n’en laisse aucune.

La méthode : préparer la commande au calme, puis la transmettre par écrit

Une bonne commande se prépare en fin de service, à partir des chiffres de la cuisine, puis se transmet par un seul canal qui garde la trace. Sept gestes, dans cet ordre. Ils valent avec ou sans logiciel.

1. Faites la carte de vos fournisseurs. Une page. Pour chacun : le jour de commande, le jour de livraison, le canal, les conditionnements prévus au contrat, le minimum de commande ou le franco. C’est cette page qui permet à votre second de commander le jour où vous n’êtes pas là.
2. Déplacez la commande en fin de service. La production est finie, la cuisine est calme, vous avez du recul. Vous regardez les stocks, vous vérifiez les menus de la semaine suivante, vous ajustez. Le début de matinée retourne à la production.
3. Partez du stock réel. L’inventaire (hebdomadaire pour les frais, mensuel pour les secs et les surgelés) et la feuille de sortie journalière disent ce qui reste vraiment. Une commande calée sur un stock surévalué fabrique une rupture. Sur un stock sous-évalué, elle fabrique un surstock.
4. Calculez le besoin, produit par produit. Les effectifs prévisionnels du jour, multipliés par les grammages de vos fiches techniques, donnent les besoins bruts. Retirez le stock utile, c’est-à-dire aux dates compatibles avec le jour d’utilisation. Ajoutez ce qu’il faut pour reconstituer le stock tampon : pâtes, riz, conserves, œufs. Et convertissez le net assiette en brut à commander avec le rendement de chaque produit.
5. Confrontez au CMJ. La consommation moyenne journalière, calculée sur un cycle de menus complet, sert de garde-fou. Une commande très au-dessus ou très en dessous se justifie par le menu de la période. Sinon, elle se corrige.
6. Arrondissez au conditionnement. On ne commande pas 187 kg de riz, on commande des sacs. Arrondissez au supérieur pour les secs et les surgelés, dont la date longue absorbe l’excédent. Sur les frais, l’excédent d’un colis a une date courte : n’arrondissez au-dessus que s’il a un débouché dans le menu.
7. Transmettez par écrit, puis comptez à réception. Le bon de commande écrit permet, sur le quai, de rapprocher ce qui a été commandé de ce qui est livré, avant de signer. Une livraison signée sans compter fausse le stock théorique de toute la semaine.

Un exemple pour fixer les idées, avec des hypothèses d’école à remplacer par vos propres relevés. Un riz consommé en moyenne à 36 kg par jour de service, livré une fois par semaine sur quatre jours de service, avec un coefficient de sécurité de 1,3 (le métier le place entre 1,2 et 1,5 selon la criticité du produit). Le stock de sécurité vaut 36 × 4 × 1,3 = 187,2 kg, soit 8 sacs de 25 kg. Le point de commande, c’est le besoin pendant le délai plus la sécurité : 331,2 kg ici. Au-dessus, le riz attend le rituel de la semaine. En dessous, il part dans la commande du soir.

Pour ce que vous achetez en direct

Sous le seuil de dispense, ajoutez un geste. Deux ou trois prix comparés, notés et datés avant de choisir, que ce soit un devis, une mercuriale ou une consultation sur une plateforme publique. Et faites tourner les fournisseurs dans la durée quand plusieurs peuvent répondre. Le boucher peut avoir vos commandes cette année ; pas par abonnement tacite tous les ans, si un concurrent existe.

Le détail de l’inventaire, du CMJ et du stock de sécurité est sur notre page gestion des stocks en restauration collective, et le cadre des achats publics de denrées sur la page marché public de denrées.

Ce que l’outil de commande a changé chez moi, et ce qu’il ne fait pas

Ma collectivité m’a imposé l’outil d’OptiMarché. Je ne l’ai pas choisi, et je l’ai accueilli avec méfiance : encore un écran, encore un mot de passe, encore un logiciel pensé loin des cuisines. Je l’ai adopté parce qu’il réglait le problème du canal.

OptiMarché est une société d’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) qui accompagne les acheteurs publics dans leurs marchés de restauration collective. Son logiciel, Opti@Pro, est une plateforme de gestion des achats jusqu’à la livraison. Pour le chef, ça se traduit simplement. La commande se passe au même endroit, quel que soit le fournisseur. Les catalogues des fournisseurs sont intégrés : la référence est sous vos yeux au moment de commander, vous ne la dictez plus. Un espace fournisseurs, avec une messagerie, garde les échanges par écrit. Et la commande se suit jusqu’à la livraison.

Pour mes quinze fournisseurs, ça voulait dire une seule porte d’entrée au lieu de quinze. Quand une livraison ne correspondait pas, la commande écrite et les messages étaient là, datés, et la discussion sur le quai partait de faits. Mes débuts de matinée sont revenus à la cuisine, et la commande a trouvé sa place en fin de service, là où elle aurait toujours dû être.

Maintenant, la limite, et elle compte. L’outil ne décide pas des quantités à votre place. Le CMJ, les fiches techniques, les effectifs du jeudi qui tombe un jour de sortie scolaire, c’est vous. Un outil de commande transmet vite et proprement ; il transmet tout aussi vite une commande fausse. Les gestes 2 à 6 de la méthode restent le travail du chef. Il ne contrôle pas non plus la livraison : compter, lire les dates, refuser un colis, ça se fait sur le quai, avec les yeux et les mains.

Côté acheteur, OptiMarché intervient aussi en amont : procédures, stratégie d’achat, veille réglementaire. Le détail est sur le site d’OptiMarché. J’ai raconté ailleurs pourquoi je recommande cet outil, méfiance comprise.

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