La fiche de sortie, appelée aussi bon de sortie ou bon d’économat, enregistre chaque denrée qui quitte la réserve : produit, quantité, date, destination, signataire. Elle fait tenir le stock théorique, l’inventaire, le coût matière et la commande. Le Référentiel Restauration Collective détaille son contenu, son circuit, et vous propose un modèle gratuit.
Le nom change d’une maison à l’autre, le principe reste le même : rien ne sort de la réserve sans être écrit. Le jour où une sortie n’est pas notée, le stock ment, et c’est à l’inventaire que le chef le découvre.
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Définition et objectifs
Une fiche de sortie trace tout ce qui quitte la réserve pour la cuisine : quel produit, combien, quand, pour quel service, et qui l’a sorti. C’est un document de gestion interne, dont vous fixez le modèle. Sans elle, le stock théorique n’existe pas et l’inventaire ne peut plus rien expliquer.
Qu’est-ce qu’une fiche de sortie ?
La fiche de sortie est un document qui enregistre :
- Les denrées prélevées en réserve
- Les quantités exactes utilisées
- La destination des produits
- La date de sortie
- L’identité du demandeur
Objectifs principaux
Cette documentation permet de :
- Suivre les mouvements de stock
- Calculer les coûts matières
- Assurer la traçabilité
- Optimiser les commandes
- Contrôler les coûts de production
Composition d’une fiche de sortie
Une fiche de sortie utile tient en trois blocs : l’en-tête (date, numéro, service, responsable), les lignes produits (désignation, unité, quantité demandée et sortie, prix unitaire, total) et les signatures. Le prix unitaire vient de la mercuriale en vigueur : c’est lui qui transforme une sortie de stock en coût matière.
Éléments indispensables
- Informations générales
- Date de sortie
- Numéro de la fiche
- Service demandeur
- Nom du responsable
- Détails des produits
- Désignation précise
- Unité de mesure
- Quantité demandée
- Quantité réellement sortie
- Prix unitaire
- Total valorisé
- Signatures
- Du demandeur
- Du magasinier
- Du responsable de production
Organisation et gestion
Le circuit est court : on demande, on vérifie, on sort, on signe, on saisit. La fiche se remplit au moment de la sortie, jamais de mémoire en fin de journée. Une sortie exceptionnelle (casse, produit jeté, dépannage d’une autre cuisine) se note comme les autres, avec son motif : c’est celle qu’on oublie et qui fabrique l’écart d’inventaire.
Processus de sortie
- Étape de la demande
- Remplissage du bon par le demandeur
- Validation par la hiérarchie
- Transmission au magasin
- Traitement de la demande
- Vérification des disponibilités
- Préparation des produits
- Ajustement des quantités si nécessaire
- Finalisation
- Signature des parties
- Distribution des copies
- Enregistrement informatique
Aspects numériques
Un logiciel de gestion reprend la fiche de sortie, déduit les quantités du stock et valorise chaque sortie au prix de la mercuriale. Il ne vaut que ce qu’on y saisit : des sorties réelles, une mercuriale à jour, des fiches techniques justes. Le logiciel calcule, le chef décide. Pas l’inverse.
Logiciels de gestion
Un logiciel de gestion permet :
- La création automatisée des fiches
- Le suivi en temps réel des stocks
- La génération de statistiques
- L’analyse des coûts
- La traçabilité numérique
Avantages du numérique
Ce que vous y gagnez :
- Gain de temps
- Réduction des erreurs
- Accessibilité des données
- Analyses statistiques facilitées
- Archivage sécurisé
Bonnes pratiques
La bonne sortie, c’est le bon lot. Sur les secs et les surgelés, on sort le plus ancien : FIFO, premier entré, premier sorti. Sur les frais, on sort celui dont la date limite arrive en premier, même s’il vient d’être livré : FEFO, premier périmé, premier sorti. Dès que les dates diffèrent, le FEFO l’emporte.
Organisation quotidienne
Pour une gestion efficace :
- Planifier les sorties à l’avance
- Respecter les horaires de sortie
- Préparer les documents nécessaires
- Vérifier les quantités et les dates du lot sorti
- Maintenir un classement rigoureux
Contrôle et vérification
Points de vigilance :
- Exactitude des quantités
- Concordance avec les menus et le plan alimentaire
- Respect des procédures
- Validation des signatures
- Archivage conforme
Aspects réglementaires
Nous n’avons relevé aucun texte qui impose un modèle de fiche de sortie. Elle sert en revanche votre traçabilité. Le règlement (CE) n° 852/2004 (article 5, paragraphe 4) demande de conserver documents et enregistrements « pendant une période appropriée », sans fixer de durée : c’est votre plan de maîtrise sanitaire (PMS) qui la fixe.
Ce qu’on attend d’une fiche bien tenue
Une fiche de sortie tenue sérieusement :
- Est conservée pendant la durée fixée par votre PMS
- Mentionne les numéros de lot quand la traçabilité le demande
- Est datée et signée
- Est accessible lors des contrôles
- Permet de remonter d’un plat servi au lot utilisé
La fiche de sortie ne remplace pas la conservation des étiquettes. Pour les petits établissements, le vade-mecum d’inspection « Restauration collective » de la DGAL (version 2.6, mars 2026) recommande de garder les étiquettes, ou leur photo, 10 à 15 jours.
Lien avec le PMS
Dans le PMS, la fiche de sortie s’inscrit dans :
- Procédure de gestion documentaire
- Traçabilité des produits
- Gestion des non-conformités
- Archivage réglementaire
Optimisation et amélioration
La fiche de sortie alimente trois calculs. Le stock théorique d’abord : stock précédent, plus les entrées, moins les sorties. Son écart avec l’inventaire physique signale une erreur de comptage, une livraison non contrôlée, une sortie non notée ou du coulage. Puis la consommation moyenne journalière (CMJ) de chaque produit. Enfin le coût matière par couvert.
Analyse des données
Ce que les sorties permettent :
- Ajuster les commandes
- Optimiser les stocks
- Réduire le gaspillage
- Maîtriser les coûts
- Améliorer la production
Indicateurs de performance
Suivi régulier :
- Taux de conformité des sorties
- Écart entre stock théorique et stock réel
- Délais de traitement
- Coût matière par couvert
- Rotation des stocks
- Consommation moyenne journalière (CMJ) par produit
Questions fréquentes
Quelle différence entre une fiche de sortie et un bon de livraison ?
Le bon de livraison enregistre ce qui entre dans la réserve, la fiche de sortie ce qui en sort vers la cuisine. Les deux ensemble donnent le stock théorique : stock précédent, plus les entrées, moins les sorties. Un bon de livraison signé sans compter fausse les entrées ; une sortie non notée fausse les sorties.
La fiche de sortie est-elle obligatoire en restauration collective ?
Nous n’avons relevé aucun texte qui impose un modèle de fiche de sortie. Le règlement (CE) n° 852/2004 demande de conserver documents et enregistrements « pendant une période appropriée », sans durée chiffrée. La durée de conservation se fixe dans le plan de maîtrise sanitaire de l’établissement.
Comment appliquer FIFO et FEFO au moment de la sortie ?
Sur les secs et les surgelés, on sort le lot le plus ancien (FIFO) : la livraison se range derrière, la main attrape le plus vieux. Sur les frais, on sort le lot dont la date limite arrive en premier (FEFO), même s’il vient d’arriver. Dès que les dates diffèrent, le FEFO l’emporte.
Comment calculer le coût matière à partir des fiches de sortie ?
Chaque ligne se valorise : quantité sortie multipliée par le prix unitaire de la mercuriale en vigueur. On additionne les lignes d’une journée ou d’un plat, puis on divise par le nombre de couverts servis. On obtient un coût matière par couvert, à comparer avec la fiche technique.
Une fiche de sortie bien tenue, c’est une ligne écrite à chaque passage en réserve. Sans elle, l’inventaire ne sert à rien et les commandes se font au pifomètre. Avec elle, vous savez ce que vous consommez, ce que coûte un repas et où part le stock. Le modèle ci-dessous est un tableur à adapter à votre réserve.
Télécharger ici la fiche de sortie restauration collective
Sources
- Règlement (CE) n° 852/2004, article 5, paragraphe 4, version consolidée sur EUR-Lex (consultée le 17/08/2026).
- Ministère de l’Agriculture, DGAL, vade-mecum sectoriel « Restauration collective », version 2.6, mars 2026, p. 65 (traçabilité, petits établissements).
